UCB

Ausgangspunkt: Wie kann man Kollegen im Falle eines ethischen Dilemmas helfen?

Wie können UCB-Mitarbeiter, die mit einem ethischen Dilemma konfrontiert sind, bei ihrer Entscheidungsfindung unterstützt werden? Das Ethics & Compliance-Team von UCB beschloss im Jahr 2017, an einer Lösung zu arbeiten, die ihre Kollegen in einer Dilemma Situation Unterstützung bieten kann. Die erste Version der neu formulierten Richtlinie für ethische Dilemma wurde 2017 noch nicht akzeptiert, erinnert sich Karen Eryou, Head of Team Ìnternational Markets innerhalb des Teams Ethics & Compliance. Obwohl das Team zuvor Kollegen befragte, war der Schwerpunkt der Richtlinie nicht klar genug definiert. Die Antwort des Exekutiv-Ausschusses lautete daraufhin: „Wir verstehen das Konzept dieser Richtlinie – aber was davon wird die Mitarbeiter fesseln? Wie können wir sie überzeugen und an Bord holen?“ Vor allem im Gesamtkontext des Ethics & Compliance-Teams, das eher Berater als Controller werden wollte, beschloss Karen Eryou mit zwei Kollegen diese Herausforderung in einem viertägigen Design-Thinking-Workshop im Jahr 2018 anzugehen. Dieser Workshop, geleitet von HPI Academy Program Lead Selina Mayer, war Teil des einjährigen und aus mehreren Modulen bestehenden Programms von UCB, mit dem Ziel Innovationen zu fördern.

Raum schaffen, in dem es in Ordnung ist, "Ich weiß es nicht" zu sagen

Vor dem Workshop war das Team der Meinung, dass 90 % der Arbeit bereits erledigt seien. Bald bemerkten sie jedoch, dass sie das Problem neu definieren mussten: „Als Spezialistin für Ethik & Compliance kann ich Ihnen sagen, wie Sie ein Dilemma erkennen können“, sagt Karen Eryou. In Interviews mit zukünftigen Nutzern, den Mitarbeitern von UCB, bemerkte das Team jedoch, dass sie von ihren Kollegen in anderen Abteilungen nicht dasselbe erwarten konnten. Das Problem ist nicht nur, wie man sich im Falle eines Dilemmas verhält, sondern auch, wie man ein Dilemma erkennen kann. Dies gilt umso mehr in einem globalen Unternehmen, in welchem sich die Definition eines Dilemmas je nach kulturellem Kontext oder der Erfahrung des Benutzers unterscheidet. Das Team schöpfte diese Schlüsselerkenntnisse aus Design–Thinking-Interviews und Prototyping. Es wurde deutlich, was die Kollegen in heiklen Momenten, in denen ein ethisches Dilemma auftritt, tatsächlich brauchen. Dem Projektteam wurde klar, dass ihre Kollegen keinen schriftlichen Entscheidungsbaum oder einen Algorithmus wollten. Sie wollten Live-Fälle diskutieren und einen einfachen und sofortigen Zugang zu Informationen haben. Nicht zuletzt war die Möglichkeit, mit einer realen Person sprechen zu können, das, was am meisten gebraucht wurde. Das Prototyping selbst war in dem global verteilten Team anspruchsvoll, wie Karen Eryou betont: “Die Menschen über Skype zur Kreativität anzuregen war eine große Herausforderung. Aber es hat funktioniert!“

Karen Eryou fährt mit einer weiteren wichtigen Erkenntnis fort: „Wären wir auf die übliche Weise vorgegangen, hätten wir einen stark pädagogischen Ton angeschlagen. Aber wir haben erkannt, dass wir auf eine motivierende Weise zeigen müssen, dass wir klüger sind, wenn wir Dinge diskutieren, wenn wir auch sagen können: ‚Ich weiß es nicht‘. Das bedeutet, das eigene Ego herauszunehmen und Einfühlungsvermögen hineinzubringen – was in einer Unternehmensumgebung ziemlich schwierig sein kann.“ Daher impliziert die Lösung auch eine kleine, aber signifikante Veränderung der Unternehmenskultur.

Impact: Die Einführung des Entscheidungsdilemma-Tools

Das offenere und partizipativere Konzept führte dazu, dass sich die erste Lösung einer Richtlinie über ethische Dilemmata, hin zu einem „Entscheidungsdilemma-Tool“ entwickelte. Die Implementierung des Instruments begann im Frühjahr 2020.

Das „Entscheidungsdilemma-Tool“ besteht aus einer Reihe von professionell produzierten Videos, in denen Schauspieler reale UCB-Fällen darstellen. Darüber hinaus helfen mehrere UCB-Coaches von nun an direkt bei der Suche nach Antworten in schwierigen Situationen. Zusätzlich wird die Effektivität des Tools im Rahmen eines Dissertationsprojekts gemessen und die Ergebnisse später veröffentlicht.

Karen Eryou, die auch am HPI-Zertifizierungsprogramm für Design-Thinking-Coaches teilnimmt, weist auf den Wert der HPI-Ausbildung hin und betont die angewandte Fehlerkultur: „Es war der Raum, die Umgebung. Es war fast so, als ob wir scheitern durften.“ Das neue Entscheidungsdilemma-Tool soll die Mitarbeiter nicht nur ermutigen, ihre Unsicherheiten transparent zu machen. Karen Eryou hat auch einen neuen Ansatz für so genannte „Misserfolge“ in ihrer täglichen Arbeit entwickelt: „In dem Projekt waren bereits die Hälfte der bewilligten Leistungen durch einen externen Anbieter getätigt. Dennoch waren wir mit den Ergebnissen äußerst unzufrieden. Da beschloss ich, die Zusammenarbeit zu beenden. Ich bin mir nicht sicher, ob ich vorher den Mut zu dieser Entscheidung gehabt hätte. “Nun, da das Projekt fast abgeschlossen ist, hat die Anwendung von Design Thinkings innerhalb von UCB gerade erst begonnen. Die Design-Thinking-Enthusiasten im Unternehmen treffen sich noch immer zu DT-Mittagessen, um Ideen auszutauschen und sich gegenseitig zu unterstützen. Mit jedem erfolgreichen Design-Thinking-Projekt wächst das Netzwerk der Design Thinking erfahrenen Personen innerhalb des Unternehmens. So werden wieder neue Projekte möglich, rund um sehr verschiedene Themen wie IT, Gesundheit, Sicherheit, Umwelt oder Nachhaltigkeit. „Es ist, als hätte ich ein internes Beratungsunternehmen am Laufen, da ich sehr häufig Anrufe aus anderen Abteilungen bekomme“, sagt Karen Eryou.